Online-Bewerbung schreiben: Stolperfallen digitaler Bewerbungen

Im digitalen Zeitalter ist es nur konsequent, auch bei Bewerbungen nicht mehr den postalischen, sondern den digitalen Weg einzuschlagen. Den Gang zur nächsten Postfiliale kann man sich sparen, außerdem kommt die Online-Bewerbung in Sekundenbruchteilen beim potenziellen Arbeitgeber an. Wer eine Online-Bewerbung schreiben möchte, muss sich dennoch Mühe geben: Sie stellt ebenso wie die „klassische“ Variante einige Anforderungen an die Bewerber und verlangt kaum weniger Sorgfalt.

Online-Bewerbung schreiben: die Technik

Digitale Bewerbungen und solche in Papierform unterscheiden sich kaum voneinander: Gefordert sind dieselben Unterlagen, dieselbe Korrektheit der Angaben, dieselbe sorgsame Auseinandersetzung mit der ausgeschriebenen Stelle und dem dahinterstehenden Arbeitgeber. Tatsächlich ist es sogar so, dass es eine potenziell größere Gefahr hinsichtlich etwaiger Fehler gibt, wenn du eine Online-Bewerbung schreibst. Die Gründe hierfür sind ganz unterschiedlich, angefangen bei der zwangsläufig notwendigen, aber nicht immer souveränen Auseinandersetzung mit der Technik.

Zeit ist ohnehin ein wichtiger Faktor. Die Möglichkeit, die Bewerbung innerhalb weniger Mausklicks auf den Weg zu bringen, verführt unter Umständen zu allzu raschem Handeln. Allerdings können auch kleine Flüchtigkeitsfehler große Wirkung zeigen – insbesondere dann, wenn sie sich in einer Bewerbung summieren. Nimm dir also die Zeit, während du deine Online-Bewerbung schreibst, und prüfe sie noch einmal ganz genau auf Inhalt und Rechtschreibung.

Online-Bewerbung schreiben: 9 häufige Stolperfallen

Die nachfolgend aufgelisteten Stolperfallen mögen vielleicht lapidar klingen, dennoch tauchen sie immer wieder beim Schreiben von Online-Bewerbungen auf. Da es allerdings auch online keine zweite Chance für einen ersten Eindruck gibt, ist es umso wichtiger, diese Selbstverständlichkeiten mit aller Gewissenhaftigkeit zu überprüfen.

E-Mail-Adresse

Die korrekte E-Mail-Adresse ist gleich in doppelter Hinsicht zu beachten. Zum einen gilt es, die Adresse des Arbeitgebers korrekt zu verwenden und sich nicht gleich durch eine unzustellbare Mail aus dem Bewerberrennen zu verabschieden. Zum anderen ist bei der eigenen E-Mail-Adresse Seriosität gefragt: Adressen, die im privaten Kreis als lustig empfunden werden, etwa Spitznamen und dergleichen, vermitteln auf dem Arbeitsmarkt nicht die angebrachte Ernsthaftigkeit.

Betreffzeile

Immer wieder vergessen Bewerber, etwas in die Betreffzeile der Online-Bewerbung zu schreiben. Das macht jedoch einerseits die schnelle Einordnung deiner Bewerbungsmail schwierig, andererseits vermittelt es im schlimmsten Fall sogar den Eindruck einer unkonzentrierten oder gar unzuverlässigen Arbeitsweise.

Korrekte Ansprache

Im Netz ist der Umgangston für gewöhnlich etwas lockerer, allerdings muss zum geschäftlichen Schriftverkehr – und dazu gehört eine Bewerbung schließlich – eine klare Linie gezogen werden. Eine Begrüßung wie „Hallo“ oder „Hey“ ist dabei genauso unangemessen wie Chat-Abkürzungen oder Smileys. Das gilt im Übrigen genauso für die Abschiedsformel, bei der dem üblichen „mit freundlichen Grüßen“ der Vorrang vor allzu persönlichen oder saloppen Formulierungen gegeben werden sollte.

Doppeltes Anschreiben

Das Anschreiben gehört zu einer vollständigen Online-Bewerbung dazu, weshalb es für gewöhnlich in den restlichen Unterlagen enthalten ist. Die Frage stellt sich daher, ob dieses Anschreiben in der E-Mail noch einmal im kompletten Wortlaut wiederholt werden sollte. Die kurze Antwort lautet: Nein.

Der alleinige Hinweis, dass du deine vollständigen Bewerbungsunterlagen im Anhang mitschickst, ist umgekehrt ein wenig dürftig. Einige persönliche Sätze, mit denen du auf die ausgeschriebene Stelle, den Arbeitgeber oder womöglich einen bereits bestehenden Kontakt Bezug nimmst, sind daher ein guter Mittelweg.

Anhänge

Manche Arbeitgeber bieten den Service an, die Bewerbungsunterlagen direkt auf der eigenen Homepage über ein entsprechendes Formular einzureichen. Hier hast du die Möglichkeit, alle Bestandteile deiner Online-Bewerbung einzeln hochzuladen. Anders verhält es sich jedoch bei einer Bewerbung per E-Mail. Hier kannst du zwar auch Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und andere Anlagen als separate Dateien im Anhang versenden, sinnvoll ist das aus verschiedenen Gründen aber nicht:

• Die Personaler sind so gezwungen, unnötig viel Zeit damit zu verbringen, die einzelnen Unterlagen zu öffnen, zu speichern und zuzuordnen. Das wird selbst bei einer überschaubaren Bewerberzahl anstrengend.
• Die einzelnen Dateien können erheblich mehr Speicherplatz benötigen als eine zusammengefasste Datei. Das erschwert nicht nur das Versenden, es verstopft auch E-Mail-Postfächer.

Abgesehen davon sollte selbst bei einer zusammengefassten Datei, welche sämtliche Unterlagen enthält, der bürokratische Aufwand so gering wie möglich gehalten werden. Sprich: Eine „schlanke“ Bewerbung enthält insgesamt etwa 10 bis 15 Seiten. Damit sollten die wichtigsten Dokumente erfasst sein.

Dateiformat der Anlagen

Es gibt zahllose Lizenz- und Open-Source-Programme, die du benutzen kannst, um eine Online-Bewerbung zu schreiben. Während das eine Frage des persönlichen Geschmacks ist, sollte beim Versenden der Bewerbungsunterlagen jedoch auf größtmögliche Kompatibilität der Dateien geachtet werden.

Daher solltest du ein allgemein gebräuchliches Dateiformat wählen: Für die Dokumentenansicht ist das nach wie vor das PDF. Mindestvoraussetzung für eine seriöse Online-Bewerbung ist daher die Fähigkeit, die Anhänge in eine PDF-Datei zusammenzufügen. Dies hat einige Vorteile:

• Du kannst davon ausgehen, dass alle Adressaten, an die du die Bewerbungsunterlagen schickst, in der Lage sind, diese problemlos zu öffnen.
• Gleichzeitig ist dieses Dateiformat eine Art Schutz für deine Unterlagen, da diese nachträglich nicht mehr verändert werden können.
• Du kannst gleich beim Anlegen der PDF-Datei absehen, wie groß diese in der finalen Version wird – und rechtzeitig regulierend eingreifen.

Die maximale Dateigröße wird üblicherweise in der Stellenausschreibung angegeben. Ein guter Richtwert sind zwischen 2 und 3 MB, jedenfalls nicht mehr als 5 MB. Um diese Größenordnung nicht zu überschreiten, solltest du schon bei den einzelnen Scans deiner Zeugnisse, Bewerbungsfotos und Unterschrift auf deren Größe achten. Die Größe der finalen PDF-Datei kannst du beispielsweise durch die einfache Herabstufung der Qualität herabsetzen. Hier gilt es, eine gute Balance zu finden, denn unscharfe Unterlagen sind ebenfalls ein No-Go.

Anordnung der Anlagen

Achte bei der Zusammenstellung deiner Bewerbungsunterlagen darauf, die Anlagen in eine stimmige Reihenfolge zu bringen:

• Das Anschreiben ist immer das erste Dokument deiner Bewerbung.
• Es folgt das Deckblatt, wenn du dich für dieses entschieden hast.
• Anschließend fügst du den Lebenslauf ein, heute üblicherweise rückwärts-chronologisch.
• Mit allen weiteren Anlagen (Arbeitszeugnissen, Zertifikaten und Weiterbildungsnachweisen, Ausbildungs- und Hochschulzeugnissen) verfährst du genauso.

Kontrolliere vor dem Versenden, ob die zusammengefügten Dokumente alle richtig ausgerichtet sind. Es wäre ärgerlich, wenn eine oder mehrere Seiten erst gedreht werden müssten, um sie lesen zu können.

Unterschrift in der Online-Bewerbung

Eine persönliche und aufwändige Gestaltung ist ein klares Indiz für ein ernsthaftes Interesse an einer ausgeschriebenen Stelle. Dazu kann selbst eine vermeintliche Kleinigkeit wie eine Unterschrift in deiner Online-Bewerbung beitragen. Immerhin muss diese eingescannt, als Grafik in das Word-Dokument und anschließend in das PDF übertragen werden. Mache dir daher ruhig die Mühe und füge dem Anschreiben deiner Online-Bewerbung eine Unterschrift hinzu.

Dateiname

Apropos Kleinigkeiten und ihre Wirkung – auch die Bezeichnung deiner Bewerbungsdatei sollte Beachtung finden. Die PDF-Datei mit deinen Unterlagen schlichtweg als „Bewerbung“, „Bewerbungsunterlagen“ oder „Lebenslauf“ zu betiteln, ist angesichts der zu vermutenden Vielzahl an Bewerbern nicht wirklich hilfreich.

Eine eindeutige Dateibezeichnung ist ein geringer Aufwand, der dennoch ein positives Zeichen setzt. Mögliche und ausreichende Formen wären etwa:

• „Bewerbung_Max_Müller_IT-Techniker“
• „Bewerbung_Angelika_Schmidt“

Vergiss bei aller Sorgfalt für das Zusammenstellen, Organisieren und Bezeichnen deiner Bewerbungsunterlagen am Ende nur nicht, diese auch der entsprechenden Mail beizufügen! Unsere Checkliste hilft dabei, die wichtigsten Punkte im Auge zu behalten.