Podanie o pracę drogą mailową: Najczęściej popełniane błędy przy wysyłaniu CV

Twoje CV oraz list motywacyjny jest gotowy. Teraz wystarczy wysłać podanie do pracodawcy. Dzisiaj wysyła się podania o pracę z reguły pocztą elektroniczną. Jeśli chodzi o zawartość aplikacji, nie różni one się niczym od podania wysyłanego drogą tradycyjną. Jednak podczas wysyłania podania drogą mailową można zrobić wiele błędów. I teraz nasuwa się pytanie, jaka ma być zawartość maila z podaniem o pracę? Co napisać w mailu z CV?

Pokażemy Ci, na co należy zwrócić uwagę, aby mail został wysłany bezbłędnie i pozytywnie odebrany przez pracodawcę. Czytając dalej dowiesz się, jakich błędów nie popełniać w:

• Adresie mailowym
• Temacie maila
• Zwrocie grzecznościowym
• Treści maila
• Załącznikach
• Formacie wysyłanych załączników
Różnorodność szablonów CV

Nie opieraj się tylko na jednym szablonie CV. W zależności od branży dopasuj szablon CV do swoich upodobań

Wyszukaj szablon CV

Błąd #1: Nazwa adresu mailowego

Ważne jest, aby Twój adres mailowy brzmiał poważnie. Nie ma nic gorszego, jak wysłać podanie o pracę z takiej skrzynki mailowej jak @buziaczek.pl. Gdy przed @ posiadasz nazwę np. „roztargniony” , sprawisz z pewnością personelowi z HR niezły ubaw, ale w konsekwencji możesz mieć niestety gwarancję, że Twoje podanie nie przejdzie do dalszej rekrutacji.

Idealnym rozwiązaniem jest adres mailowy zawierający Twoje imię i nazwisko oraz konkretne, bezpieczne zakończenie jak na przykład gmail.com.

Jeśli takiej skrzynki pocztowej nie posiadasz, warto ją założyć. Podczas zakładania adresu mailowego zwróć uwagę na interpunkcję i wstaw kropkę między imieniem i nazwiskiem. W przypadku rzadkich imion i nazwisk niektóre kombinacje bez interpunkcji mogą być ciężko do rozszyfrowania. Przykładowo przy imieniu Adeltrauda Orest bez kropki może wyglądać to tak: adeltraudaorest@. Tak naprawdę trudno stwierdzić, czy jest to tylko nazwisko czy imię z nazwiskiem. Używając interpunkcji po imieniu, czyli adeltrauda.orest@ będzie od razu widoczne, gdzie zaczyna się imię, a gdzie nazwisko.

Błąd #2: Typowy temat wiadomości

Widzisz ogłoszenie o pracę „Specjalista ds. współpracy B2B”. Jednym z wymagań jest znajomość języka niemieckiego. Prawdopodobnie napiszesz w tytule maila nazwę „Specjalista ds. współpracy B2B – Podanie o pracę.” Nie jest to do końca złe, gdyż wielu z kandydatów tak robi. Ty tego jednak nie rób! Wyróżnij się już w skrzynce pocztowej od reszty aplikantów.

Napisz w temacie listu „Specjalista z biegłym językiem niemieckim” lub „Biegły język niemiecki i 10 lat doświadczenia”. Jeśli ogłoszenie zawiera numer referencyjny, umieść go również w tytule. W ten sposób podkreślisz swoją umiejętność zaraz na początku i taki tytuł maila z pewnością wyróżni się od innych wiadomości.

Błąd #3: Zwrot grzecznościowy

Wysyłając podanie o pracę drogą mailową, pamiętaj o tym, aby zawartość maila nie była pusta. Jeśli nie napiszesz ani powitalnego dzień dobry, istnieje duże prawdopodobieństwo, że przyszły pracodawca nie otworzy Twojego maila. W końcu po co ma poświęcać na niego czas, skoro Ty nie poświęciłeś czasu na napisanie zwykłego dzień dobry.

Jeśli znasz imię konkretnej osoby, do której kierowane jest podanie, przywitaj tę osobę po imieniu: „Szanowna Pani Aleksandro”. Na koniec maila podpisz wiadomość używając zwrotu „z poważaniem”. Ważne jest, aby nie używać skrótów typu pozdr. czy Hi.

Błąd #4: Treść maila

Jak już zostało wspomniane w punkcie nr 3 mail z cv nie powinien być wysłany bez treści. Niektórzy wysyłają w treści maila list motywacyjny. Tak też możesz zrobić. Ważne jest tylko, abyś wówczas nie dodawał już listu motywacyjnego do załącznika. Jeśli jednak zdecydujesz się na inną treść maila powinna ona zawierać:

• Powitanie, czyli zwrot grzecznościowy
• Krótka informacja, do jakiego ogłoszenia się powołujesz
• W jednym zdaniu opisane kompetencje i umiejętności z Twojego CV
• Informacja o dołączonych dokumentach tzn. o załącznikach
• Zakończenie maila zwrotem grzecznościowym

Jest to zaledwie kilka zdań, ale warto na nie poświęcić czas, aby były perfekcyjne, bo one zdecydują o dalszym zainteresowaniu Twoja aplikacją.

Błąd #5: Jan nazwać plik z CV

Co jest jeszcze ważne podczas wysyłania maila z podaniem? Nazwa dokumentów! Nie nazywaj ich zwykłymi zwrotami takimi jak CV, referencje czy list motywacyjny. Przy dużej ilości podań o pracę osoba zajmująca się rekrutacją może się zagubić w dokumentach. Ułatw jej pracę i nazwij dokumenty tak, aby wiedziała, że do Ciebie należy wysłane CV. Poniżej zobaczysz sposoby nazewnictwa dokumentów:

Jeśli posiadasz numer referencyjny ogłoszenia o pracę, ujmij go w nazwie dokumentu wraz z Twoim nazwiskiem:

• CV_Nazwisko_nrRef:1234.pdf
• LM_Nazwisko_nrRef:1234.pdf

Trafiłeś na ogłoszenie, które ma specyficzne wymagania? Użyj tego w nazwie pliku:

• CV_Nazwisko_10letnieDoswiadczenieWSprzedaży.pdf
• LM_Nazwisko_zZaawansowanymNiemieckim.pdf

Jeśli wysyłasz ogólne ogłoszenie, warto w nazwie pliku umieścić również nazwę firmy. Wypadnie to bardzo pozytywnie, gdyż pracodawca zauważy, że Twój mail nie jest wysyłany, jako kopia z innego ogłoszenia: CV_Nazwisko_nazwaFirmy.pdf

Błąd #6: Formaty plików CV i listu motywacyjnego

Ważne jest, w jakim formacie wysyłane są pliki CV oraz list motywacyjny. Nie wysyłaj dokumentów w formacie doc lub docx. Istnieje takie ryzyko, że osoba otrzymująca plik doc nie będzie mogła go otworzyć, ponieważ nie wszyscy używają systemu Windows. Poza tym formatowanie takiego dokumentu może się zmienić nawet, jeśli dokument doc zostanie otwarty w programie Word i Twoje wszystkie starania pójdą na marne.

CV oraz list motywacyjny powinien być zawsze wysłany w formacie pdf. Dokument zapisany w formacie pdf posiada wiele zalet:

• Każdy, kto otrzyma taki dokument, będzie mógł go otworzyć bez względu na używany system komputerowy.
• Dokument pdf nie może być zmieniony przez osoby trzecie.
• Podczas przetwarzania dokumentu na pdf możesz sam zdecydować o jego rozmiarze
Jeśli będziesz formatował swoje dokumenty, ważne jest, aby nie przekroczyły one wielkości 5MB. Podczas przetwarzania dokumentu doc na pdf, możesz go tak sformatować, aby miał mniejszą pojemność. Maila z dużymi załącznikami mogą zostać odrzucone przez skuteczne programy antywirusowe.
W ogłoszeniu o pracę podane jest, że musisz podesłać CV, list motywacyjny, referencje z ostatniej pracy oraz dyplomy z ostatnich kursów. I teraz główkujesz, jak to wszystko załączyć. W jednym dokumencie pdf? Każdy dokument z osobna? Zastanawiasz się nad tym, czy nie przesłać mimo tego tylko CV oraz listu motywacyjnego?

Ze względu na fakt, iż duże korporacje używają programów do wykrywania słów kluczowych w treści maili np. CV czy list motywacyjny (LM), radzimy wysyłać w takim wypadku trzy oddzielne dokumenty.

Pierwszym z nich powinno być CV, drugim dokumentem list motywacyjny, a trzecim pozostałe dokumenty.
Najlepiej jest wszystkie pozostałe dokumenty, takie jak dyplomy czy referencje i zaświadczenia umieścić w jednym dokumencie pdf. Rekruterowi zdecydowanie ułatwi to pracę, gdyż nie musi wówczas klikać na każdy dokument z osobna, aby go obejrzeć lub wydrukować. Nigdy nie wysyłaj dokumentów w formacie zip lub rar.

Rzeczywiście wszystkie potrzebne dokumenty można sprawnie sformatować i duża liczba MB się zdecydowanie zmniejszy, ale w ten sposób na pewno nie przejdziesz dalszej kwalifikacji.



Podsumowując

Nim wyślesz gotowe podanie mailem sprawdź:

• Twój adres mail: znajduje się w nim Twoje nazwisko i imię oraz poważna nazwa domeny
• Tytuł maila: Jest napisany tak, że zaraz zwróci uwagę rekrutera?
• Zwrot grzecznościowy: użyłeś zwrotu Szanowna Pani, Szanowny Panie, Szanowni Państwo. Zakończyłeś maila również zwrotem grzecznościowym?
• Treść wiadomości: umieściłeś w wiadomości informacje o celu Twojego podania, Twoich umiejętnościach?
• Załączniki: znajdują się w załącznikach wszystkie dokumenty, które chcesz wysłać? Nazwałeś je odpowiednio? Jest CV oraz list motywacyjny w formacie pdf?

Jeśli na wszystkie punkty odpowiedziałeś pozytywnie, możesz bez obaw wysłać mailem swoje podanie o pracę.